تبلیغات
Case Method in MIS Education - سیستم اطلاعات اجرایی(EIS)

امروز:

سیستم اطلاعات اجرایی(EIS)

» نوع مطلب : تئوری‌سیستم اطلاعات مدیریت ،

سیستم اطلاعات اجرایی ((EIS)) به مجموعه عناوین و ابزاری اطلاق می شود كه اطلاعات مورد نیاز مدیران سازمان را در زمینه ها و حیطه های مسئولیت حرفه ای آنان، بادقت، در زمان مناسب و شكلی مطلوب فراهم می كند. هدف اساسی EIS حمایت از سطوح مدیریتی سازمان از طریق عرضه اطلاعات در قالب های متناسب با نوع بهره برداری مدیران است. ارتباط مداوم و متقابل بین EIS و مدیران رده بالای سازمان، قدرت آنان را در عرصه فعالیت حرفه ای افزایش می دهد. دسترسی به یك سیستم EIS معتبر كه اهمیت اطلاعات و كیفیت اطلاعات در آن مورد توجه قرار گیرد، مستلزم حصول شرایط و فنونی است كه در این مقاله مورد بحث قرار گرفته است.

مقدمه

سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS) چندین سال است كه رواج یافته و به عنوان ابزار اطلاعاتی بسیار مهم مدیران عالی سازمان ها مطرح شده است. جنبه های مهم ساخت سیستم EIS، اجرا و كاربرد آن در كنفرانس ها، سمینارها و نشریات تخصصی تفصیل مورد بحث قرار گرفته است. هر چند ((كیفیت اطلاعات))، به عنوان نتیجه و حاصل مهم سیستم EIS، كمتر مطرح شده است. تجارب ما از اجرای ((راه حل های EIS)) در پشتیبانی راهبردی و رهیافتی مدیران سطوح عالی نشان داده است كه رشد كیفیت اطلاعات یكی از اساسی ترین عوامل موفقیت در این زمینه است.

این مقاله به تشریح مفهوم ((كیفیت اطلاعات)) در محیط EIS می پردازد. ما درباره ((نیازهای مدیران عالی)) به اطلاعات تجاری بیرونی بحث می كنیم و هنگام راه اندازی و فعالیت سرویس EIS برای سازمان، پیشنهاد ایجاد یك ((بخش تحریریه)) متشكل از متخصصان اطلاع رسانی را مطرح خواهیم كرد.

كاركردهای اصلی EIS

ویلیام سی نات EIS (William Synnott, 1986) را چنین تعریف می كند:

  ((EIS)) سیستمی است سفارشی و منحصر به فرد برای مدیر (یا گروه كوچكی از مدیران) كه در آن، عناصر داده ها، به طوری كه با نیازهای خاص مدیر و مسئولیت های او تطبیق كند، پیش‌گزینی می شود. این سیستم داده ها اغلب شامل انواع داده های تاریخی مربوط به یك مقطع زمانی معین است)).

تعریف سی نات بر دو عامل مهم تكیه دارد:

ü   EIS باید به صورت سفارشی طراحی شود و در خور نیازهای مدیر باشد.

ü    اطلاعات وارد شده به سیستم، پیش از این كه از طریق ((راه حل های EIS)) به مدیر ارائه گردد، باید ارزیابی و پیش گزینی شود.

بر پایه تجارب ثبت شده در زمینه استفاده از راه حل های EIS دریافتیم كه تعریف ((سی نات)) نیاز به شرح و بسط دارد و باید شامل دیدگاه های زیر باشد:

ü    راه حل های EIS، باید حاوی اطلاعاتی باشد كه بر اساس تحلیل ها و پیش بینی تغییرات آتی در باب فعالیت ها و محیط های عملیاتی موسسه، مستقیماً به جریان تصمیم گیری رهیافتی و راهبردی، یاری رساند.

ü   در موسساتی كه ((راه حل های EIS، به طور موفقیت آمیز اجرا شده و مورد بهره‌برداری قرار گرفته این ((راه حل ها)) دیگر صرفاً ابزاری برای مدیران عالی موسسات نیست، بلكه به عنوان ابزاری برای همه سطوح مدیریت مطرح است. علاوه بر این، مدیران سطوح میانی و پایین تر نیز مشمول بهره برداری از اطلاعات خواهند شد، و این امر به تدریج نتایج كار موسسه و انتظارات آینده اش را در سطح گسترده تری مطرح می سازد. حال امكان اینكه EIS را یك ((سیستم اطلاعاتی فراگیر)) تعبیر كنیم، واقعی تر می گردد.

ü   در خواست موكد مدیریت عالی از سیستم اطلاعاتی ـ خواه EIS باشد یا نباشد  ـ این است كه اطلاعات به صورت محرمانه و مرتبط با عملیات تجاری حساس و عوامل تصمیم گیری باشد و مستقیماً موسسه را دردسترسی به هدف های مالی و عملیاتی اش یاری رساند.

 

نیازمندی های مدیریت عبارت ند از:

ü   یك سیستم EIS كه توان بالقوه فعالیت های آینده را نمایان سازد و راهبردهای تجاری معتبر دیگر را  نشان دهد.

ü   یك سیستم EIS كه دارای اطلاعات مناسب و مرتبط برای كسب بینش تجاری و نمایانگر محیط بیرونی كار باشد.

ü   یك سیستم EIS كه ارائه كننده اطلاعات برای پشتیبانی از تصمیمات تجاری و موقعیت های تصمیم گیری باشد.

ü یك سیستم EIS كه با اطلاعات خود، كیفیت تصمیم گیری را ارتقا دهد.

 

همچنین سیستم EIS دارای منابع اطلاعاتی در زمینه تجارب و محیط های تخصصی موسسه خواهد بود. ارزش اطلاعات زمانی مورد توجه قرار می گیرد كه بعد از پالایش و آماده سازی، برای اهداف موسسه عرضه گردد و بدین سان در شرایط تصمیم گیری های راهبردی و رهیافتی، مورد بهره برداری قرار گیرد. هایتاً، سیستم EIS وسیله ای مهم برای عرضه ((كاربرپسندانه)) اقلام اطلاعاتی روزآمد خواهد بود.

 

نیاز مدیریت عالی به اطلاعات بیرونی

نیاز مدیریت عالی به اطلاعات مرتبط با تغییرات سریع اوضاع تجاری و دگرگونی های درون محیط بازار، همیشه باید مورد ملاحظه قرار گیرد. تجارب و دانش موجود درباره كیفیت كاربرد اطلاعات توسط مدیران نشان می دهد كه مقامات ارشد در سلسله مراتب مدیریت، درباره روابط تجاری بیرونی نیاز به اطلاعات بیشتری نیاز دارند. مدیران تجاری نیازمند اطلاعات كلیدی درباره عملكردها و دستاوردهای تجاری مرتبطبا مقایسه جایگاه رقبای سرشناس، ((اطلاعات نشانه ای)) درباره تغییرات عام و خاص، و سمت و سوی حركت بازار هستند. مفهوم ((اطلاعات نشانه ای)) [Signal (soft) Imformation] در اینجا اشاره به اطلاعات غیررسمی دارد كه بین شبكه كارپردازان، رقبای تجاری، مشتریان، تحلیلگران و سایر دست اندركاران مبادله شده است. مشخصه ((اطلاعات نشانه ای)) این است كه نوعاً، بدون تعقیب قانونی، در یك شبكه خصوصی متشكل از كسانی كه به یكدیگر اطمینان دارند، مبادله می شود و ((اختصاصی)) باقی می ماند. اطلاعات جدیدی كه در سمینارها و كنفرانس ها، هنگام گفتگو با سخنرانان، شركاء یا عرضه كنندگان به دست می آید نمونه های واقعی از اینگونه اطلاعات ((اختصاصی)) هستند.

نمونه بارز رقابت های موسسات برای جهت دهی بازار، در تلاش آنان برای دسترسی به اطلاعات مورد نیاز و توانایی گزینش و به كار گرفتن آنها متجلی می گردد.

مدیران تجاری در زمینه های زیر به اطلاعات نیاز دارند:

o       جهت گیری های اقتصادی / مالی و سیاسی

o       تحقیق و نوآوری های فن آوری

o       اوضاع تجاری، برای اهداف اولیه و ثانویه در سطوح بازار

o       فعالیت های رقبا

o       فرصت ها و تحركات جدید و بازارهای بالقوه

o       كیفیت استفاده محصول توسط مشتریان

o       در نتیجه EIS باید در مورد موقعیت های حال و آینده بازار، برای مدیران تجاری، نقش پشتیبان را ایفاء كند.

 


نوشته شده در : پنجشنبه 13 خرداد 1389  توسط : گروه4 .    نظرات() .