تبلیغات
Case Method in MIS Education - موانع پیاده سازی طرحهایITدرسازمان دولتی ونتیجه گیری

امروز:

موانع پیاده سازی طرحهایITدرسازمان دولتی ونتیجه گیری

» نوع مطلب : تئوری‌سیستم اطلاعات مدیریت ،

 مطالعه موردی و تعریف مساله

در این بخش به برخی از چالش‌های اساسی مطرح در پیاده‌سازی معماری در سازمان‌های دولتی ایران اشاره می‌شود. نتایج به دست آمده در این بخش حاصل مطالعه چند طرح معماری فناوری اطلاعات سازمانی است. برای ارائه مطالب و انعكاس بهتر چالش‌ها از كتاب‌ها و مقالات علمی مطرح نیز استفاده شده است و در نهایت مدل ارزیابی معماری سازمانی در سازمان‌های ایرانی ارائه شده است. در این بخش به برخی موانع بومی پیاده‌سازی در سازمان های دولتی اشاره می‌شود:

الف: تغییر مداوم سازمان و نبودن فرهنگ برنامه‌ریزی (فردگرایی در اجرای طرح‌ها)

تغییر مداوم مدیریت و پست‌های سازمانی عامل بزرگی در اجرای طرح‌هاست كه نشان‌دهنده فردگرایی در برنامه‌ریزی‌ها است. این عامل مدیریتی است كه در بخش مدیریت برنامه به آن توجه شود.

ب: معین نبودن اهداف معماری

به طور خلاصه لزوم معماری سازمانی با در ظهور سازمان‌های بزرگ، به علت نیاز به طراحی و توسعه سیستم‌های اطلاعاتی پیچیده، ظهور سیستم‌های اطلاعاتی با منظورهای خاص، و اهمیت انعطاف‌پذیری سازمان‌ها در برابر فشارهای بیرونی نظیر تغییركسب و كار، تغییر ماموریت‌ها و ساختارهای سازمانی، و تغییرات سریع فناوری است. با این وجود اهداف معماری و میزان بودجه‌ای كه در سازمان‌ها برای آن تخصیص می‌دهند، متفاوت است. به طور كلی معماری چارچوبی برای تفكر ساختاریافته است و نمی‌توان از معماری انتظار اجرا داشت. خروجی معماری به تعریف پروژه‌هایی می‌رسد كه در نهایت لایه‌های پیاده‌سازی چارچوب‌های مرجع معماری با فعالیت پیمانكاران فرعی و تیم طراحی و پیاده‌سازی آنان تكمیل می‌شود. متدلوژی EAP كه اغلب معماری‌ها با آن تهیه می‌شود، چارچوبی برای تفكر كلان در مورد سازمان است. به نوعی كه مدلسازی و مهندسی سازمان از دیدگاه صاحب و برنامه‌ریز انجام‌شود[1].

ج: چالش‌های مرتبط با کمبود آمادگی فناوری اطلاعات سازمانی و بلوغ معماری در سازمان‌ها و پایین بودن سطح آگاهی مدیران و کارکنان (بلوغ معماری)

مهمترین دلیل رویكرد جهانی به معماری سازمانی نیاز روزافزون به تعامل است. در واقع این یكی از مهمترین مسائلی است كه باعث متفاوت بودن رویكردهای پیشین به برنامه‌ریزی سیستم‌های اطلاعاتی با معماری می‌شود [Wilton,2001]. این نیاز، تنها به تعامل میان سیستم‌های اطلاعاتی یك سازمان خاص منتهی نمی‌شود. زمانی كه سازمانی به بزرگی یك دولت قصد دارد از مزایای معماری سازمانی بهره‌مند شود باید بتواند محكی برای ارزیابی صحت و دقت معماری ایجاد شده در هر بخش و سازگاری میان این معماری‌ها داشته باشد. به این ترتیب دولت این امكان را خواهد یافت تا از زیرساختار فناوری اطلاعات ایجاد شده به منظور دستیابی به سرعت عمل و اثربخشی فعالیت‌های فراسازمانی (و چندسازمانی) به ویژه در زمان‌های بحران استفاده كند  ]فتح‌الهی، 2004[.

كمبود دانش مدیران در زمینه تكنولوژی اطلاعات مانع پذیرش این تكنولوژی در سازمان‌هاست. اكثر مدیران عالی به اندازه كافی نقش  فناوری اطلاعات را درك نمی كنند. این افراد رویكرد یكپارچه‌سازی را آغاز نمی‌كنند و در مقابل یكپارچه‌سازی پیشنهاد شده به دلیل ترس از عدم توانایی بعدی در درك فرایند یا كنترل آن مقاومت می‌كنند. در صورتی كه اگر سوادی در زمینه  فناوری اطلاعات داشته باشند، ممكن است ذهنیت جدیدی داشته باشند. اما به هیچ وجه دورنمای آن ها از سازمان و یا شركت منطبق بر عصر اطلاعات نیست. كمبود دانش مدیران در زمینه  فناوری اطلاعات مانع پذیرش این تكنولوژی در سازمان‌ها است. در نتیجه قبل از آنكه  فناوری اطلاعات بتواند به نحو مؤثری در سطح سازمان به خدمت گرفته شود، مدیران باید در زمینه‌های مختلف این تكنولوژی آموزش داده‌شوند.

د: كمبود مهارت‌ها و تخصص معماری اطلاعات و عدم توان مدیریت و ناظر در كمك به پیمانكار برای تهیه و اجرای طرح و نبودن كنترل قوی با ضوابط اجرایی نسبت به طرح

در اجرای چنین طرح هایی اگر با نگاهی معمارانه و یکپارچه و بر اساس اهداف طرح، حرکت نشود، مسلماً آن طرح شکست خواهد خورد زیرا ممکن است سیستم برق ساختمان کشش کاربری آن را نداشته باشد یا مشخصات فیزیکی آن با مشخصات فیزیکی مورد نیاز سیستم های تهویه مطبوع سازگار نباشد یا تحمل بار آن را نداشته باشد (گزارش عملكرد كمیته معماری تكفا، 1383).عدم توان مدیریت و ناظر در كمك به پیمانكار در اجرای طرح عامل دیگری است كه باید مد نظر قرار گرفته و سازوكارهای مدیریت طرح لحاظ شود.

3- مدل ارزیابی معماری سازمانی در سازمان‌های ایرانی

بر اساس اطلاعات به دست آمده از مدل‌های قبلی و با توجه به نتایج به دست آمده از مطالعه میدانی طرح‌های جامع سازمان‌های دولتی در ایران مدل ذیل ]وحید، 2006[ ارائه شده است. برخی از مدل‌هایی که تاکنون بررسی شد، به پروسه معماری توجه دارند و پیاده‌سازی آن توجه نمی‌کنند. برخی دیگر نیز به پیاده‌سازی معماری توجه دارند. واضح است که مدل جامع و یکپارچه برای ارزیابی معماری‌ها و نتایج آن در کنار هم ارائه نشده است. در این بخش با بررسی ادبیات ارزیابی معماری سازمانی, یک مدل مفهومی ارائه گشته که سپس با استفاده از تکنیک دلفی و دریافت نظران خبرگان, این مدل بومی شده‌ است.

در این مدل، اجزاء اصلی عوامل تعیین‌کننده در کیفیت معماری‌ها و اجرایی‌شدن آن, با هم در نظر گرفته شده است. مدل ارائه شده به شدت به دیدگاه‌های ذینفعان وابسته است. با روش توسعه شاخص‌های ترکیبی, عوامل اصلی مطرح در ارزیابی معماری ارائه شده است در ارائه این مدل نیز از تجربیات مشابه نیز استفاده شده است. اجزاء این مدل به شرح زیر است:

ارزیابی وضعیت فعلی آمادگی معماری (IT Architecture Readiness Assessment)

اجرای برخی از معماری‌ها نشان می‌دهد که پیاده‌سازی موفق معماری  فناوری اطلاعات نیاز به پلت‌فرم تکنولوژی مناسبی در سازمان دارد تا بتوان به اهدافی نظیر یکپارچگی و تعامل‌پذیری رسید. در سازمان‌های بزرگ با سطح پایینی از آمادگی, فعالیت‌های پیاده‌سازی معطوف به ایجاد زیرساخت‌های لازم برای افزایش بلوغ معماری و آمادگی  فناوری اطلاعات می‌شود. این ارزیابی با استفاده از شاخص‌های کلیدی به تعیین اهداف قابل حصول در تعریف و اجرای معماری کمک می‌کند.

  1. ارزیابی وضعیت آمادگی سازمان برای اجرای طرح‌های  فناوری اطلاعات و تعریف دقیق مساله
  2. تعریف اهداف معماری و کنترل و حاکمیت  فناوری اطلاعات
  3. ارزیابی هر یک از فازهای معماری
  4.  ارزیابی پیاده‌سازی

3-1- مشكلات قبل از انجام معماری، قبل از طرح (تعریف طرح) (انتخاب ضعیف پیمانكار مشاور و ناظر، تعریف نامناسب طرح و...)

مشكلات و چالش‌های عمده به شرح زیر می‌باشد:

  1. عدم استفاده از معیارها و استاندارهای معین در انتخاب مشاوره آگاه به معماری سازمانی و آشنا به چارچوب ملی معماری سازمانی
  2. تنظیم نامناسب درخواست برای پیشنهاد (RFP) به نحوی كه به لزوم تهیه حداقل خروجی‌های مشخص توسط مجریان به علت عدم استفاده از چارچوب استاندارد و معین (ملی) اشاره نمی‌شود.
  3. در انتخاب پیشنهادهای برتر میزان تطابق پیشنهاد‌های واصله با چارچوب استاندارد و معین (ملی) به عنوان یک عامل موثر در نظر گرفته نمی‌شود.
  4. شرح خدمات قرارداد بر اساس چارچوب استاندارد و ملی و با رعایت حداقل‌های اشاره‌شده در آن تهیه نمی‌شود.
  5. ناظر به کمیت و کیفیت اجرای پروژه از نظر تطابق با چارچوب توجه نمی‌کند.
  6. مجریان در اجرا سعی نمی‌کنند در قالب چارچوب عمل کنند.

3-2- موانع مرتبط با تهیه طرح و کیفیت طرح‌ها

موانع مرتبط با كیفیت طرح‌ها عبارتند از:

  • بلندپروازی در ارائه طرح و عدم توجه به واقعیات
  • بزرگ بودن Scope
  • مناسب نبودن طرح (كیفیت نامناسب)
  • عدم توانایی و تخصص مشاوران
  • نبودن زبان مشترک مدل‌سازی و پیاده‌سازی (نبودن استاندارد‌ها و مدل‌های مرجع بومی)
  • عدم دقت به کیفیت طرح‌ها

3-3- مشكلات ناشی از عدم استفاده از استانداردها و استفاده از متدولوژی‌ها و مدل‌های مرجع

 الف: كاربردی‌نشدن و فراگیرنشدن چارچوب ملی معماری

چارچوب ملی معماری سازمانی[2] یك ساختار مفهومی برای فعالیت‌هایی از جنس معماری در سازمان‌های تابعة دولت است كه به منظور دستیابی به معیارهایی برای سنجش این معماری‌ها و تعامل‌پذیری میان آنها، با استفاده از بهترین تجربیات موجود[3]، بومی‌سازی شده است. چنین چارچوبی ضمن تضمین اثربخشی مورد انتظار از معماری سازمانی تبدیل به ارزش افزوده [4] برنامه فاوا خواهد شد. مزایا و منافع حاصل از در اختیار داشتن چنین چارچوبی عبارتند از:

  • زمینه‌سازی برای تعامل میان‌سازمانی
  •  مقایسه‌پذیر شدن معماری‌های ایجاد شده در سازمان‌های مختلف
  • دست‌یابی به محكی برای ارزیابی و سنجش معماری‌های سازمانی
  • اطمینان از صحت و دقت معماری‌های سازمانی
  • تسهیل دست‌یابی به معماری سازمانی

میزان جزئی‌نگری در خروجی نهایی این سند به گونه‌ای باید باشد كه ضمن راهنمایی سازمان‌ها در جهت ایجاد معماری سازمانی، سازوكاری برای محدود كردن سازمان‌ها محسوب نشود. در واقع این خروجی، راهنمایی برای تولید معماری درون‌سازمانی با حفظ تعامل‌پذیری برون‌سازمانی تلقی می‌گردد. در نهایت یك نوع نابسامانی، اختلاف دیدگاه و عدم هماهنگی در روش‌ها و چارچوب‌ها وجود دارد كه لازم است هر چه سریع‌تر یك كار ارزیابی در این زمینه انجام شود كه هدف اصلی این تحقیق است. برخی از قابلیت‌های مناسبی كه در تعمیم ایده معماری سازمانی در سطح ملی در كشور به چشم می‌خورد عبارت است از:

  •  استقبال خوب مدیران فناوری اطلاعات سازمان‌ها از بكارگیری رویكرد معماری سازمانی
  • در اختیار داشتن نیروی انسانی مستعد و با تجربه برای اجرای طرح در اغلب سازمانها
  • توجه جهانی به ضرورت امر و كسب رتبه قابل قبول در سطح جهان برای كشورها

اما مهم‌ترین كاركرد ملی چارچوب‌ها در ایجاد تعامل پذیری، مقایسه پذیری و بسترسازی به منظور استقرار یك دولت الكترونیكی است. یك چارچوب مشترك معماری سازمانی می‌بایستی اصول ذیل را در نظر داشته باشد.

  •  تعامل‌پذیری
  • امنیت
  • باز بودن
  • انعطاف‌پذیری
  • مقیاس‌پذیری

 ب: فراهم‌نبودن استانداردها و مدل‌های مرجع در چارچوب ملی

در كشور چارچوب عملی‌ای با استانداردها و مدل‌های مرجع وجود ندارد. نبودن استاندارد و مدل مرجع معین باعث اعمال سلیقه‌های شخصی در تهیه طرح‌ها می‌شود. [5] ]فتح‌الهی، 2004[. در سایر كشورها كارهای زیادی در زمینه تهیه استانداردها و مدل‌های مرجع انجام شده است. همین عامل باعث شده است تا طرح‌های جامع (معماری‌ها) خروجی‌های استاندارد داشته‌باشند. چنین چارچوب‌هایی استاندارد با مدل‌های مرجع فنی و سیستم و ... در كشور وجود ندارد

 ج: عدم وجود متدولوژی بومی‌سازی‌شده برای تهیه طرح‌های جامع

یکی از مهم‌ترین ماموریت‌های برنامة فاوا ارایه استانداردها و چارچوب‌های مناسب وارزیابی و نظارت بر اجرای طرح‌های جامع فناوری اطلاعات و ارتباطات است، از آنجایی که ایجاد دولت الکترونیک یکی از مهمترین اهداف برنامه فاوا است، بنابراین باید کلیه طرح‌های جامع سازمان‌های دولتی با یک متد یکسان و در قالب یک چارچوب مرجع تهیه شوند، از طرف دیگر با اتخاذ روش معماری سازمانی به عنوان فرآیند تدوین طرح‌های جامع، می‌بایست کلیه طرح‌های جامع سازمان‌ها با این روش تهیه شوند (گزارش عملكرد كمیته معماری، 1383). با توجه به این امر، طبیعی است كه هر یك از این متدولوژی‌ها در بعضی حوزه‌های كسب و كار كاربرد مطلوب‌تری داشته باشند. به عبارت دیگر برای هر محیط خاص و در شرایط خاص یك متدولوژی مناسب می‌تواند وجود داشته باشد كه باید متدولوژی مزبور شناسایی شود و مورد استفاده قرار گیرد.

دو رویكرد در زمینه انتخاب متدولوژی مناسب می‏توان اتخاذ كرد:

الف) انتخاب‌كردن یكی از متدولوژی‏های شناخته شده و معتبر بسته به نوع و ماهیت سازمان و سایر مقتضیات عینی و سپس اجرای مرحله به مرحله آن

ب) تلفیق چند متدولوژی نسبتاً مناسب و تعدیل آنها با توجه به شرایط ویژه هر پروژه.

د: مرسوم بودن روش‌های سنتی برنامه‌ریزی راهبردی سیستم‌های اطلاعاتی (استفاده از روش های سنتی برای تهیه طرح‌های جامع)

در روش‌های سنتی معماری، برنامه‌ریزی استراتژیك فناوری اطلاعات، در اولویت دوم قرارمی‌گیرد و پس از معماری سازمان (Business) تهیه می‌شودو برنامه‌ریزی استراتژیك فناوری اطلاعات بر مبنای برنامه‌ریزی استراتژیك سازمان تهیه می‌شود. واحد  فناوری اطلاعات مسئولیت IT Planning, را برعهده داشت. واحدهای سازمانی هیچ‌گونه مسئولیت IT Planning را نداشتند. در دنیای رقابتی امروز این دو باید یك موجودیت تلقی شده و برنامه‌ریزی استراتژیك با هم برای آنها تهیه شود. امروزه برخی از معماری‌ها به روش‌های سنتی تهیه می‌شود. روش‌های سنتی برای شرایطی مناسب است كه سرعت تغییرات بازار و فرایندهای سازمانی پایین باشد و  فناوری اطلاعات اهمیت كمتری نسبت به امروز داشته باشد. [Wagter,Martin Berg, Luijspers,Steenberg, 2005 ]

 اهداف روش‌های سنتی تهیه طرحی برای تامین و مدیریت اطلاعات بود و قدم‌های مورد نیاز برای اطلاعات مرتبط با آینده را تشریح می‌كرد. هر دو جنبه  فناوری اطلاعات و سازمان پذیرفتند كه تهیه برنامه‌ مدیریت اطلاعات 5 سالهمفید نیست چون افق برنامه‌ریزی سازمان كوتاه است. بنابراین روش‌های خطی و با محوریت پروژه‌ها (project-driven) امروزه مورد پذیرش نیست چون امروزه نمی‌توان برای نیازهای 3 سال آینده برنامه‌ریزی كرد [Wagter,Martin Berg, Luijspers,Steenberg, 2005 ]

3-4- موانع پیاده‌سازی طرح‌های جامع در سازمان‌های دولتی 

مشکل عمده طرح‌های جامع این است که طرح بدون توجه به دیدگاه‌های طراحان سیستم و زیرساختار تهیه می‌شود. در این مدل به منظور ایجاد همسویی با دیدگاه‌های فنی پیاده‌سازی، پس از معماری فنی، طراحی زیرساختار نیز در نظر گرفته شده است. تا پیاده‌‌سازی‌ها کاملا بر مبنای معماری انجام شده در عین حال بازخوردهای ناشی از محدودیت‌ها و مشخصات زیرساختار به اصلاح معماری کمک کند. در نظر گرفتن این بخش برای ارائه طرحی که قابل پیاده‌سازی باشد، ضروری است. این دیدگاه در چارچوب‌ C4ISR که نگرش پیاده‌سازی دارد، نیز مورد پذیرش است ولی سایر چارچوب‌ها، این دیدگاه‌ها را در نظر نمی‌گیرند. برای موفقیت معماری با توجه به ارزیابی بلوغ سازمان در معماری، ایجاد همسویی دیدگاه‌های توسعه‌دهندگان سیستم و تیم طراحی و پیاده‌سازی زیرساختار، یکیژ از عوامل کلیدی عنوان شده است. در این بخش به برخی موانع پیاده‌سازی در سازمان‌ها از مدل زیر استفاده می‌كنیم:

 الف: دید نداشتن مدیریت نسبت به فناوری اطلاعات

تاکنون طرح‌هایی تهیه شده است که به علت عدم انگیزش مدیریت و کارکنان و عدم شناخت آنان از مساله اصلی و اهداف تهیه طرح‌های جامع، این طرح‌ها در پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی سازمان مورد استفاده قرار نگرفته است. حال سوال این است که انگیزش، دانش و مهارت مدیریت و کارکنان تا چه حد در تهیه و پیاده‌سازی طرح‌های جامع اثرگذار است. اهمیت عوامل فنی در تهیه طرح‌های جامع تا چه حد است و چگونه می‌توان این طرح‌ها را بهبود داد (مصاحبه‌های غیر ساخت‌یافته و ساخت‌یافته با روش دلفی)

 ب: عدم استفاده از خروجی‌های طرح (در صودرت قابل استفاده‌بودن)

معیار قابل استفاده بودن خروجی‌ها نیز عامل دیگری است كه در ارزیابی طرح‌های جامع در نظر گرفته می‌شود. ممكن است خروجی‌ها قابل استفاده باشند ولی مدیریت توان استفاده از این خروجی‌ها و مدیریت پیمانكار مجری و پیاده‌سازی طرح را نداشته باشد و یا اینكه مدیریت لایق نبوده و یا اینكه فرهنگ استفاده از خروجی‌ها وجود نداشته باشد. در شرایط دیگری ممكن است مدیریت و مجری توان اجرایی داشته باشند ولی خروجی‌های طرح قابل استفاده نباشد. این عامل با كیفیت طرح‌های جامع ارتباط دارد كه در اجرا نیز تاثیر مستقیم دارد.

4- خلاصه نتایج

عوامل مدیریتی و مشكل عدم وجود ساختار مدیریتی مشخص در قالب یكی از كاركردهای اصلی اهمیت فوق العاده‌ای در اجرای طرح‌ها دارد و اجرای طرح‌ها منطبق با فعالیت‌های كسب‌و‌كار سازمان با نگرش مدیریتی و استفاده از چشم انداز و اهداف كسب‌وكار سازمان، اهمیت فوق‌العاده‌ای در موفقیت خواهد داشت. نبود مكانیزم‌های مدیریت و نظارت واحد بر كار مشاوران، پیمانكاران مجری و... تاثیر زیادی در موفقیت اجرا داشته و عوامل انسانی شامل نیروی انسانی، مدیریت، تیم ناظر و مشاور و مجریان بسیار مهم است و هماهنگی دیدگاه‌های كلیه ذی‌نفعان از طریق مكانیزم یكپارچه مدیریتی خلاءای است كه در سازمان‌ها دیده می‌شود.

فعالیت‌های اجرای طرح‌ها به صورت مجزا و جزیره‌ای و بدون هماهنگی با طرح‌های جامع تهیه می‌شوند. این عامل نشان می‌دهد كه ساختار مدیریتی لازم برای هدایت كلیه فعالیت‌های ICT سازمان وجود ندارد و نگرش سازمان و مدیریت به ICT سنتی است. اهمیت نقش ICT در راستای بهبود فرایندها، سرویس‌دهی، تعامل‌پذیری با سازمان‌های بیرونی و یكپارچگی هنوز در بین مدیران و مشاوران درك نشده است.

سایر مشكلات این طرح‌ها به شرح زیر است:

  • معین نبودن نظام توزیع اعتبارات
  • مشکل نظام بودجه بندی
  • نداشتن اهداف مشخص برای معماری درخواست نداشتن و عدم شناخت نیازمندی‌ها, راه حل گفتن چرایی
  • دانستن چرایی و ندانستن چگونگی اجرای طرح (درخواست داشتن نسبت به طرح, و حل آن با دادن راه حل‌های چگونگی)
  • تهیه نامناسب درخواست پیشنهاد (RFP) برای اجرای طرح
  • مشکل انتخاب ناظر و پیمانكار به دلایل عمده
  • نبودن رشته معماری در دانشگاه
  • كم بودن سطح دانش معماری
  • عدم بررسی منابع در انتخاب
  • عدم بکارگیری روش‌های سازمان یافته برای انتخاب مشاور
  • نبودن نظام ارزیابی پیمانکار
  • معین نبودن استراتژی‌ها و پیشرانه‌های سازمان‌ها
  • سنتی بودن روش‌های تفكر مدیران در زمینه طرح‌های جامع معماری سازمانی برای مدیران، علی فتح‌الهی، 1383



نوشته شده در : شنبه 15 خرداد 1389  توسط : گروه1 .    نظرات() .